Bản báo giá gửi khách từ tháng trước, giờ cần sửa đúng hai dòng mà file Word gốc thì không ai còn giữ. Gần như ai cũng nghĩ ngay đến chuyện chuyển PDF sang Word để chỉnh sửa. Cách này dùng được, nhưng file nhận về hiếm khi sạch như tài liệu bạn tự gõ. Biết trước nó trông ra sao thì dọn nhanh hơn nhiều.

Chuyển PDF sang Word để chỉnh sửa: nên chờ đợi điều gì?

Nói ngắn gọn, bạn sẽ có một file sửa được, trông gần giống bản gốc, và cần dọn lại một chút. Lý do nằm ở cách PDF lưu nội dung.

PDF chỉ nhớ vị trí, không nhớ đoạn văn

Trong file Word, một đoạn văn là một khối liền, gõ thêm chữ thì cả đoạn tự dồn xuống. PDF không lưu như vậy. Nó chỉ ghi "dòng chữ này nằm ở tọa độ này trên trang", giống như ai đó dán từng dòng lên tờ giấy. Khái niệm đoạn văn, lề, tab hay bảng đều biến mất từ lúc xuất file.

Công cụ chuyển phải đoán lại bố cục

Vì thế, chuyển ngược về Word là một phép đoán. Phần mềm nhìn các dòng nằm gần nhau và suy ra chỗ nào là một đoạn, chỗ nào là bảng, chỗ nào là tiêu đề. Trang văn bản một cột thì nó đoán rất trúng. Trang hai ba cột, có hộp chữ chen ảnh, thì thế nào cũng có chỗ đoán lệch. Chuyện này công cụ nào cũng gặp, không riêng gì một trang nào.

Những thứ hay gặp trong file DOCX nhận về

Mở file ra thấy đẹp thì khoan mừng vội. Hãy thử gõ thêm vài chữ vào giữa một đoạn, lúc đó mới biết file dễ sửa hay không.

Ngắt dòng cứng và khung chữ

Chỗ khó chịu nhất là mỗi dòng có thể kết thúc bằng một dấu xuống dòng thật. Thêm ba chữ vào giữa đoạn là dòng đó dài ra, còn các dòng dưới đứng yên, nhìn rất lộn xộn. Ở trang dàn phức tạp, một số phần còn nằm trong khung chữ (text box). Khung giữ đúng vị trí, nhưng chữ trong khung không chảy sang trang sau khi bạn viết dài hơn.

Bảng, hình ảnh và đầu trang

Bảng kẻ ô rõ ràng thường vẫn là bảng, sửa được từng ô. Bảng không có đường kẻ thì dễ thành các cột chữ canh bằng tab hoặc dấu cách. Hình ảnh nằm gần đúng chỗ cũ nhưng có thể đè lên chữ khi bạn thêm nội dung. Số trang, tên công ty ở đầu và cuối trang đôi khi rơi vào thân bài, lặp lại ở mỗi trang. Font cũng có thể bị thay nếu máy bạn không cài font gốc.

File Word sau khi chuyển từ PDF với khung chữ, bảng và dấu ngắt dòng cần dọn lại
File Word sau khi chuyển từ PDF với khung chữ, bảng và dấu ngắt dòng cần dọn lại

Cách dọn file Word sau khi chuyển

Mình thường dọn theo đúng thứ tự dưới đây, một file 10 trang mất chừng mười phút.

Bật ký tự ẩn để thấy file thật sự chứa gì

Bấm nút ¶ trên thẻ Home, hoặc Ctrl+Shift+8. Word sẽ hiện mọi dấu ngắt đoạn, dấu tab và dấu cách. Nhìn một lần là biết ngay đoạn nào đang bị ngắt từng dòng, bảng nào thật ra chỉ là chữ canh bằng dấu cách. Chưa bật cái này thì gần như sửa mò.

Gỡ ngắt dòng thừa và trả định dạng về gọn

  • Nối lại đoạn văn: mở Tìm và Thay thế (Ctrl+H), tìm ^p và thay bằng một dấu cách trong vùng đang chọn. Làm từng đoạn một, đừng chạy cả file kẻo dính hết các đoạn vào nhau.
  • Xóa định dạng lạ: chọn đoạn văn rồi bấm Ctrl+Space để bỏ định dạng chữ, Ctrl+Q để bỏ định dạng đoạn, sau đó áp lại font và cỡ chữ bạn dùng.
  • Lấy chữ ra khỏi khung: copy nội dung trong khung, dán ra ngoài ở chế độ chỉ giữ văn bản, rồi xóa khung.
  • Đưa số trang về đúng chỗ: xóa các dòng số trang rơi trong thân bài và chèn lại số trang bằng chức năng của Word.
Bật ký tự ẩn và dùng Tìm và Thay thế trong Word để gỡ dấu ngắt dòng thừa
Bật ký tự ẩn và dùng Tìm và Thay thế trong Word để gỡ dấu ngắt dòng thừa

Vì sao có file chuyển xong vẫn không chỉnh sửa được?

Câu này được hỏi rất nhiều, và thường rơi vào một trong hai tình huống sau.

File gốc là bản scan

Nếu PDF là bản scan hoặc ảnh chụp, mỗi trang chỉ là một tấm ảnh. Chuyển sang Word thì ảnh vẫn là ảnh, bấm vào chỉ chọn được cả hình. Muốn lấy được chữ phải có bước nhận dạng chữ (OCR), mình viết kỹ ở bài chuyển PDF scan sang Word.

Word đang mở file ở chế độ bảo vệ

File tải từ mạng về hay được Word mở ở chế độ chỉ xem, phía trên có một thanh màu vàng. Gõ không được không phải do file hỏng. Bấm nút bật chỉnh sửa (Enable Editing) trên thanh đó là sửa bình thường.

Khi nào không cần chuyển sang Word?

Nhiều người chuyển cả file chỉ để làm một việc rất nhỏ. Nói thật, có lúc đó là đường vòng.

Việc chỉ liên quan đến trang

Muốn bỏ trang bìa, xoay một trang bị ngược hay đảo thứ tự vài trang thì không cần đụng đến Word. Tách PDF hiện từng trang thành ô nhỏ để bạn kéo đổi chỗ, xoay, xóa rồi lưu thành file mới. Bố cục các trang còn lại không xê dịch một milimet nào.

Chọn đường ngắn nhất

Còn một điều cần nói rõ: nenpdf.vn không có chức năng sửa chữ trực tiếp trong PDF. Muốn đổi nội dung thì phải đi qua Word.

Việc cần làm Cách nhanh hơn
Xóa, xoay, đổi thứ tự trang Tách PDF, không cần Word
Sửa vài chữ, còn giữ file Word gốc Sửa file gốc rồi xuất lại PDF
Sửa nhiều nội dung, mất file gốc Chuyển PDF sang Word rồi dọn lại
Chỉ cần lấy một đoạn chữ Bôi đen, copy thẳng từ PDF

Sửa xong muốn có bản PDF gọn nhẹ để gửi đi, bạn xem thêm bài xuất Word sang PDF sao cho nhẹ.

Tổng kết

File Word chuyển từ PDF là một bản dựng lại. Phần chữ và bảng thường dùng được ngay, còn ngắt dòng, khung chữ và đầu trang là những chỗ nên dọn trước khi sửa nội dung. Việc chỉ liên quan đến trang thì cứ làm thẳng trên PDF cho nhanh. Còn khi thật sự phải viết lại nội dung, bạn có thể dùng công cụ PDF sang Word của nenpdf.vn. Công cụ dựng lại tài liệu bằng chính Microsoft Word, miễn phí, không cần đăng ký, và file tự xóa sau 30 phút. Chọn file, bấm chuyển sang Word rồi tải DOCX về sửa tiếp.