Tháng trước em đồng nghiệp ngồi cạnh mình nộp báo cáo thực tập. File Word của em ấy 9 MB, bấm lưu sang PDF thì ra 31 MB, trong khi cổng của trường chỉ nhận 10 MB. Em quay sang hỏi một câu mà mình nghe khá nhiều lần: sao chuyển Word sang PDF mà lại nặng hơn? Nói thật, lần đầu gặp mình cũng tưởng máy bị lỗi.

Vì sao chuyển Word sang PDF lại bị nặng?

PDF vốn có tiếng là gọn. Một bản hợp đồng 10 trang toàn chữ xuất ra chỉ khoảng 150 KB. File chỉ phình to khi trong tài liệu có thứ gì đó nặng, và thứ đó gần như luôn là ảnh.

Ảnh trong tài liệu là phần nặng nhất

Khi bạn chèn một tấm ảnh chụp bằng điện thoại vào Word rồi kéo nhỏ lại cho vừa trang, tấm ảnh trông bé đi nhưng dữ liệu bên trong vẫn y nguyên, vẫn 4 đến 5 MB. Word có cách lưu riêng nên file .docx trông còn nhẹ. Đến lúc xuất PDF ở chế độ chất lượng cao, từng tấm ảnh được đưa vào gần như đầy đủ, thế là file đội lên. Bản báo cáo của em đồng nghiệp có 14 ảnh chụp màn hình và 6 ảnh chụp hiện trường, đủ để giải thích con số 31 MB.

Phông chữ và cách lưu cũng góp phần

Phần còn lại đến từ phông chữ. Để file hiển thị đúng trên mọi máy, PDF nhúng luôn các phông bạn dùng vào bên trong. Tài liệu dùng 5, 6 phông khác nhau sẽ nặng thêm vài trăm KB đến hơn 1 MB. Con số này nhỏ so với ảnh, nhưng với file chỉ có chữ thì nó lại là phần chiếm nhiều nhất.

Ảnh chèn trong Word khiến file PDF sau khi chuyển bị nặng
Ảnh chèn trong Word khiến file PDF sau khi chuyển bị nặng

Cách chuyển Word sang PDF cho file nhẹ ngay từ đầu

Làm đúng từ bước xuất file thì nhiều khi không cần nén thêm gì nữa.

Dùng Lưu thành PDF và chọn kích cỡ tối thiểu

Trong Word, bạn vào Tệp, chọn Lưu thành, đổi kiểu tệp sang PDF. Ngay bên dưới có hai lựa chọn tối ưu hóa:

  • Chuẩn: giữ ảnh ở chất lượng cao, hợp khi cần in.
  • Kích cỡ tối thiểu: hạ độ phân giải ảnh, hợp khi gửi email hay nộp online.

Chọn mức thứ hai, file 31 MB kia còn khoảng 7 MB. Chữ không hề mờ đi, vì chữ trong PDF là chữ thật chứ không phải ảnh.

Thu nhỏ ảnh trước khi xuất

Nếu muốn nhẹ hơn nữa, bấm vào một tấm ảnh trong Word, mở thẻ Định dạng ảnh và chọn Nén ảnh. Bỏ dấu chọn "chỉ áp dụng cho ảnh này" để nén tất cả, chọn mức dành cho email hoặc web. Bước này mất chừng 30 giây và thường giảm được hơn một nửa dung lượng.

Chọn kích cỡ tối thiểu khi lưu Word thành PDF để file nhẹ
Chọn kích cỡ tối thiểu khi lưu Word thành PDF để file nhẹ

Lưu thành PDF hay In ra PDF?

Hai cách này cho ra hai file khác nhau, dù nhìn qua thì giống hệt.

In ra PDF làm mất nhiều thứ

Nhiều người quen tay bấm Ctrl + P rồi chọn máy in PDF. Mình không khuyên cách này. File in ra thường mất mục lục bấm được, mất các đường liên kết, có máy còn biến chữ thành dạng khó sao chép. Dung lượng thì lúc nhẹ hơn, lúc nặng hơn, rất khó đoán.

So sánh nhanh các cách xuất

Cách xuất Dung lượng Giữ liên kết, mục lục
Lưu thành PDF, mức Chuẩn Nặng nhất Có
Lưu thành PDF, mức Kích cỡ tối thiểu Nhẹ Có
In ra PDF Khó đoán Thường mất
Google Docs, tải xuống PDF Trung bình Có

Đã xuất rồi mà vẫn nặng thì làm gì?

Có lúc bạn không còn file Word gốc, hoặc người khác gửi cho bạn bản PDF đã nặng sẵn.

Nén lại file PDF

Lúc đó nhanh nhất là nén thẳng file PDF. Bạn tải file lên công cụ nén online, chọn mức vừa và tải về. Với tài liệu nhiều ảnh, dung lượng thường giảm còn một phần ba đến một phần năm. Nếu cần ép xuống một mốc cụ thể, bài Cách nén file PDF xuống dưới 1MB mà vẫn rõ chữ có hướng dẫn từng bước.

Khi nén gần như không giảm

Cũng có trường hợp nén xong chỉ giảm được vài phần trăm. Đó thường là file toàn chữ, vốn đã rất gọn, không còn gì để bớt. Mình thấy điểm này nên nói thẳng: công cụ nén không làm phép màu với file đã nhẹ sẵn. Lý do cụ thể có ở bài Vì sao nén PDF rồi mà dung lượng vẫn không giảm?.

Những điều nên kiểm tra trước khi gửi

File nhẹ rồi chưa chắc đã ổn. Mình hay dành thêm một phút để xem lại hai chỗ.

Phông tiếng Việt và ngắt trang

Mở file PDF ra và lướt nhanh. Chỗ dễ lỗi nhất là dấu tiếng Việt bị lệch khi dùng phông lạ, và bảng biểu bị ngắt đôi sang trang sau. Hai lỗi này sinh ra lúc xuất file, không phải do nén, nên phải sửa trong Word rồi xuất lại.

Ảnh và biểu đồ còn đọc được không

Phóng to 150% ở vài tấm ảnh có chữ nhỏ, như ảnh chụp màn hình hay biểu đồ. Nếu số liệu vẫn đọc rõ thì yên tâm. Nếu nhòe, hãy xuất lại ở mức Chuẩn rồi nén bằng công cụ, kết quả thường cân bằng hơn.

Tổng kết

Chuyển Word sang PDF bị nặng gần như luôn do ảnh chèn trong tài liệu, cộng thêm một ít từ phông chữ. Cách gọn nhất là dùng Lưu thành PDF với mức kích cỡ tối thiểu, tránh in ra PDF, và nén ảnh trong Word nếu có thời gian. Còn khi file PDF đã lỡ nặng, hoặc bạn không có bản Word gốc, bạn có thể nén file PDF miễn phí ngay tại nenpdf.vn rồi mở ra kiểm tra lại ảnh và chữ trước khi gửi.