Sáng thứ Hai tuần rồi, chị kế toán ngồi bàn bên nhờ mình một việc nghe rất nhỏ: nối bản hợp đồng 6 trang với tờ phụ lục 2 trang để gửi khách trước 9 giờ. Chị định in cả hai ra giấy rồi scan lại thành một file. May là mình kịp cản. Gộp 2 file PDF thành 1 thật ra chưa tới một phút, phần dễ sai nằm ở chỗ khác: file nào đứng trước, trang có lệch khổ không, và có ai mở ra xem lại trước khi bấm gửi hay không.

Gộp 2 file PDF thành 1 thật ra là làm gì?

Nghe thì giống trộn hai tài liệu vào nhau, nhưng máy không trộn gì cả. Nó chỉ xếp trang của file thứ hai nối ngay sau trang cuối của file thứ nhất, rồi lưu thành một tệp mới.

Trang được chép nguyên, không bị làm lại

Mỗi trang đi sang file mới y như lúc đầu. Chữ vẫn bôi đen được, vẫn tìm bằng Ctrl+F được, ảnh không bị nén thêm lần nào. Hai file gốc trong máy bạn cũng còn nguyên, không bị ghi đè. Hệ quả dễ đoán là file gộp nặng xấp xỉ tổng của hai file cộng lại, chứ không gọn hơn như nhiều người vẫn nghĩ.

Vì sao đừng in ra rồi scan lại

Cách của chị đồng nghiệp mình vẫn ra được một file, nhưng là một file tệ hơn hẳn. Mỗi trang lúc đó biến thành một tấm ảnh chụp tờ giấy, chữ hết bôi đen được, phóng to thì rạn, dung lượng lại tăng lên gấp nhiều lần. Chưa kể tốn 8 tờ giấy cho một việc chẳng cần tờ nào. Nói thật, mình thấy vẫn nhiều văn phòng làm vậy chỉ vì chưa ai chỉ cho cách khác.

Hai file PDF được nối đuôi nhau thành một file, các trang giữ nguyên như bản gốc
Hai file PDF được nối đuôi nhau thành một file, các trang giữ nguyên như bản gốc

Cách gộp nhanh nhất ngay trên trình duyệt

Với đúng hai file thì cài phần mềm là thừa. Mình mở một trang web, kéo hai file vào là xong, trên máy tính hay điện thoại đều như nhau.

Ba thao tác với hai file

  1. Mở trang gộp file PDF của nenpdf.vn, bấm "Chọn các file PDF" rồi chọn cả hai file (giữ Ctrl để bấm chọn file thứ hai), hoặc kéo thả thẳng vào trang.
  2. Nhìn hai ô vừa hiện ra. Mỗi ô có ảnh trang đầu của một file, dòng phía trên ghi kiểu "2 file · 8 trang". Ô nào nằm trước thì file đó mở đầu.
  3. Bấm "Gộp PDF", chờ vài giây rồi tải file về.

Không cần đăng ký, không bị chèn logo vào trang. File trên máy chủ tự xóa sau 30 phút.

Khi máy không có mạng

Đây là điểm yếu của cách làm online: không có mạng thì chịu. Máy Mac có sẵn ứng dụng Preview để kéo trang từ file này sang file kia. Windows thì không có lệnh ghép nào đi kèm, bạn phải cài thêm phần mềm. Mấy cách đó mình đã kể trong bài ghép file PDF xong bị nặng, ở đây không nhắc lại.

Xếp đúng thứ tự hai file

Chỉ có hai file thôi mà vẫn nhầm được sao? Được chứ. Mình từng gửi đi một file có phụ lục nằm trước hợp đồng chính, và người nhận gọi lại hỏi có phải gửi thiếu trang đầu không.

File nào đứng trước

Thứ tự lúc chọn file không phải lúc nào cũng là thứ tự bạn muốn, nhất là khi máy scan đặt tên kiểu scan0001, scan0002. Đừng nhìn tên. Hãy nhìn ảnh trang đầu trên mỗi ô, thấy trang bìa hay trang có tiêu đề thì kéo ô đó lên vị trí đầu tiên. Trên màn hình cảm ứng, bạn chạm giữ ô một chút rồi mới kéo.

Chèn file thứ hai vào giữa file thứ nhất

Có lúc tờ phụ lục phải nằm sau trang 4 chứ không phải cuối file. Khi đó bạn bấm "Sắp xếp từng trang". Màn hình chuyển từ 2 ô file sang 8 ô trang, và bạn kéo từng trang vào đúng chỗ. Trang scan bị ngược thì bấm nút xoay, trang trắng thừa thì bấm dấu ✕ để bỏ. Nếu việc của bạn nghiêng về bỏ bớt trang nhiều hơn là nối, bài cắt ghép file PDF nói kỹ hơn phần này.

Kéo thả các ô trang để chèn file thứ hai vào giữa file thứ nhất trước khi gộp
Kéo thả các ô trang để chèn file thứ hai vào giữa file thứ nhất trước khi gộp

Hai file lệch khổ giấy, lệch hướng trang

Tình huống rất hay gặp: một file xuất từ Word khổ A4 đứng, file kia là bảng tính nằm ngang hoặc bản scan khổ A5.

Để nguyên hay đưa về một khổ

Mặc định, mục Khổ giấy để "Giữ nguyên", nghĩa là trang nào giữ cỡ của trang đó. Đọc trên màn hình thì không sao. Nhưng lúc in, máy in sẽ gặp trang to trang nhỏ lẫn lộn. Chọn A4 thì mọi trang được đưa về cùng một cỡ, nội dung được thu phóng đều và đặt giữa trang, không bị cắt hay kéo méo. Có một cái giá: trang A3 thu về A4 thì chữ nhỏ đi thấy rõ, còn trang A5 đặt lên A4 sẽ dư lề trắng xung quanh.

Nên chọn gì cho từng trường hợp

Tình huống Khổ giấy Hướng trang
Chỉ gửi để đọc trên màn hình Giữ nguyên Tự động
In chung một xấp, hai file lệch khổ A4 Tự động
Nơi nhận yêu cầu mọi trang đứng A4 Dọc
Hai file đều là bảng biểu nằm ngang A4 Ngang

Kiểm tra file sau khi gộp

Bước này mất khoảng 20 giây và cứu mình khỏi gửi nhầm không ít lần.

Mấy chỗ nên nhìn lại

  • Tổng số trang: 6 trang cộng 2 trang phải ra 8. Lệch là có trang bị bỏ sót hoặc dư.
  • Chỗ nối giữa hai file: kéo tới trang cuối của file đầu và trang kế tiếp, xem có đúng mạch không.
  • Hướng trang: lướt nhanh xem có trang nào nằm ngược.
  • Dung lượng: nếu vượt mức nơi nhận cho phép thì nén PDF thêm một lần.

Khi nào gộp không được

File phải nhập mật khẩu mới mở được sẽ bị từ chối, bạn cần gỡ mật khẩu trước. Mỗi file cũng không được quá 50 MB. Còn file đã ký số thì gộp vẫn chạy, nhưng chữ ký thường không còn hợp lệ trong file mới. Chuyện này mình có giải thích ở bài nén PDF có làm mất chữ ký số không, nguyên tắc cũng y vậy: gộp xong hết rồi mới ký.

Tổng kết

Gộp hai file PDF chỉ là nối trang, không có gì khó. Phần đáng để tâm là xếp đúng file đứng trước, quyết định có đưa về cùng khổ A4 hay không, rồi mở file kết quả ra đếm lại số trang. Mình không dám nói cách online hợp với mọi người, vì gặp lúc mất mạng là bó tay. Còn với giấy tờ văn phòng thường ngày, nó nhanh hơn mọi cách mình từng thử. Lần tới cần nối hợp đồng với phụ lục, bạn thử gộp PDF miễn phí tại nenpdf.vn, kéo hai file vào và tải về sau vài giây.